La sottile differenza

Io e mia moglie abbiamo fondato una associazione che si occupa di educazione alla pace. Realizziamo spesso progetti nelle scuole, e ultimamente ci invitano anche fuori regione (siamo della Brianza) a tenere conferenze e seminari. Siamo tutti volontari, e quindi ci rechiamo a questi appuntamenti con le nostre auto accollandoci le spese. Ecco che si pone il problema dei rimborsi: gli amici-soci che collaborano con noi ci hanno chiesto – giustamente – un aiuto per le spese di benzina e autostrada. Quali sono le regole in proposito?

La legge quadro sul volontariato (266/91) vieta espressamente di retribuire l?attività del volontariato per l?associazione. L?art. 2, comma 2 dispone inoltre che «al volontario possono essere soltanto rimborsate dall?organizzazione di appartenenza le spese effettivamente sostenute per l?attività prestata, entro limiti preventivamente stabiliti dalle organizzazioni stesse».

Quindi il volontario non può ricevere una vera e propria retribuzione, anche perché in questo caso si potrebbe ravvisare, al di là della prestazione ?fittizia? di volontariato, un vero rapporto di lavoro (subordinato o autonomo) con l?odv, con tutti gli obblighi e diritti che ne derivano. La 266 definisce infatti «volontario» chi offre la propria opera in modo personale, spontaneo e gratuito. È altresì esclusa, ai sensi della legge sulle onlus (art. 10, comma 6, dlgs 460/97), la possibilità che i volontari ricevano distribuzioni ?indirette? di utili, attraverso meccanismi come la cessione di beni e la prestazione di servizi a condizioni più favorevoli rispetto ai non soci/volontari.

Solo rimborsi spese, dunque. Ma come devono essere corrisposti? Le modalità di corresponsione e calcolo devono essere stabilite da una apposita delibera-quadro dell?organo competente, che può essere sia l?assemblea che il consiglio direttivo, secondo quanto prevede lo statuto. In ogni caso, il rimborso spese viene riconosciuto solo a fronte di una richiesta da parte dello stesso volontario per spese effettivamente sostenute, laddove per «effettivamente» si sottolinea la necessità che quanto chiesto a rimborso sia comprovato da «idonea documentazione» (fatture, ricevute fiscali, ecc. regolarmente emesse dal fornitore) che dovrà essere consegnata all?associazione e da essa conservata.

La norma richiede inoltre che si tratti di «oneri sostenuti per l?espletamento dell?incarico ricevuto». È quindi opportuna la redazione da parte dell?odv (anche solo del presidente o di un consigliere) di una specifica lettera di incarico al volontario, cui il volontario farà riferimento al momento di presentare la propria nota spese.

Per alcune categorie di spese (acquisto di beni e servizi) non si pongono particolari problemi in merito alla prova del loro sostenimento, poiché basterà conservare e allegare alla richiesta di rimborso spese da presentare all?associazione le relative fatture, ricevute o scontrini. Per altri oneri, invece, la quantificazione non è così immediata. È il caso ad esempio delle spese di trasporto qualora il volontario utilizzi la propria auto (se ci si avvale di mezzi pubblici è sufficiente il biglietto); per determinare l?importo da chiedere a rimborso si fa riferimento a quanto previsto nella delibera-quadro dell?associazione o alle tariffe Aci (come limite massimo). Alcuni Csv, ad esempio, riconoscono per il rimborso spese un importo massimo di un quinto del prezzo del carburante. Quindi, individuata la tariffa corrispondente all?autoveicolo usato e moltiplicata tale tariffa per il numero di chilometri percorsi, si ottiene come risultato l?ammontare da attribuire alle spese viaggio da chiedere a rimborso.

Con riferimento alle spese di trasporto, inoltre, si sottolinea l?interpretazione prudenziale relativamente agli spostamenti che un volontario deve sostenere per recarsi presso la sede dell?associazione per svolgere la propria attività. Tali spese non sono comprese tra quelle rimborsabili in quanto sostenute per creare le condizioni per il volontario di offrire la propria attività gratuita e spontanea.

Il punto

• Quali sì e quali no.

La legge sul volontariato è chiara: si rimborsano, dietro ricevuta, le spese che i volontari sostengono per espletare gli incarichi loro affidati dall?odv. Quanto ai rimborsi chilometrici, occorre una delibera che li regoli; fanno eccezione le spese per recarsi in sede, che non sono rimborsabili.